La méthode infaillible pour ranger ses papiers administratifs

Que ce soit les factures de la vie courante, celles de vos appareils électroménagers, vos fiches de paie ou encore vos impôts : vous êtes envahi par vos papiers et vous ne savez pas comment opérer pour classer tout ça sans que cela devienne une corvée ? Voici la marche à suivre pour que tout soit fait en un tour de main. Ranger ses papiers administratifs, c’est plus simple qu’il n’y paraît.

Rassemblez vos papiers dans un seul et même endroit

Pas toujours simple de s’y retrouver, surtout lorsque l’idée même de s’occuper des papiers est désagréable. 

Pour vous simplifier la vie, préparez une boîte assez grande pour contenir vos courriers à classer et faites le tour de chez vous. Ce n’est pas le moment de lire chaque courrier dans les moindres détails, l’idée est plutôt de concentrer en un unique endroit vos papiers. Vérifiez tous les endroits où vous auriez pu laisser un document. Si certains documents ont un caractère urgent, par exemple une relance pour impayés ou une amende, alors placez-les à part, ils seront à traiter en premier.

Pour gagner du temps sur les étapes suivantes, vous pouvez d’ores et déjà mettre à part les cartes postales et autres courriers personnels. Vous pourrez les traiter dans un second temps et cela vous évitera d’allonger la durée du rangement de vos documents.

Prenez le temps de trier 

Si l’opération n’est pas compliquée, elle demande un peu de temps et d’organisation. Ranger ses papiers administratifs ne se fait pas en un claquement de doigts.

Suivant la taille de votre carton, prévoyez plus ou moins de temps. Veillez cependant à pouvoir tout traiter d’une traite, cela vous paraîtra moins fastidieux si vous n’avez pas à y revenir plusieurs fois. Préparez un espace où votre tri va pouvoir opérer. 

Si vous avez la possibilité d’utiliser un destructeur de document, vérifiez qu’il est en état de fonctionnement. C’est maintenant le moment de vous préparer une boisson chaude et de vous mettre à l’aise : c’est parti pour le rangement !

Vérifiez ce qu’il faut conserver

Tous les papiers ne sont pas à conserver durant toute votre vie. Pour savoir combien de temps doivent être gardés les papiers, vous trouverez sur service-public.fr le détail propre à chaque document. Cependant, voilà ce qu’il en est pour les principaux :

Les principaux papiers à conserver à vie : 

• les fiches de paie et contrats de travail ;
• les relevés d’informations automobiles (bonus/malus) délivrés par votre assureur ;
• les livrets de famille, documents idoines au mariage, au divorce ou à l’adoption ;
• les diplômes ;
• les titres de propriété ;
• les carnets de santé et de vaccination.

Les principaux papiers à conserver 10 ans : 

• les assurances-vie dont vous êtes bénéficiaire ;
• les factures pour les travaux de gros œuvre.

Les principaux papiers à conserver 5 ans : 

• les relevés de comptes bancaires ; 
• les documents relatif à un compte bancaire ou un livret (5 ans à compter de la clôture) ; 
• les avis de versement des allocations familiales ;
• les factures de gaz, d’électricité et d’eau ;
• les ordonnances de lunettes et d’audioprothèse.

Les principaux papiers à conserver 3 ans : 

• les amendes et PV ;
• les contrats de location (à compter de la fin de la location) ;
• les déclarations et avis d’imposition ainsi que les justificatifs de frais idoines ;
• les soldes de tout compte (lors d’un changement d’emploi).

Les principaux papiers à conserver 2 ans : 

• les quittances, avis d’échéance et courriers de résiliations de vos assurances ;
• le contrat de votre crédit immobilier (2 ans à partir de la dernière échéance) ; 
• les factures pour des “petits travaux” ;
• l’attestation de l’entretien annuel de votre chaudière ;
• les justificatifs de paiement des aides au logement ;
• les contrats d’assurance (à partir de l’échéance de vos contrats) ;
• les factures des établissements privés de santé.

Les principaux papiers à conserver 1 an : 

• les factures de téléphonie et internet ;
• le certificat de ramonage ;
• l’avis de taxe foncière.

Maintenant que vous avez ces principales échéances en tête, vous allez pouvoir adapter votre tri et travailler de manière plus efficace pour ranger vos papiers.

Triez efficacement vos papiers administratifs

Munissez-vous de votre carton, sur un plan de travail ou une table libre et séparez vos documents par type. Mettez les factures d’eau d’un côté, celles d’électricité de l’autre et ainsi de suite pour les différents organismes et types de papiers administratifs. Si certains dépassent les dates minimales de conservation vous pouvez les détruire, les autres seront placés en tas.

Après ce grand tri vous y verrez déjà plus clair. Si certaines factures sont en souffrance, vous pouvez procéder au paiement avant de les classer.

Organisez vos documents

Pour ce qui est de l’organisation, plusieurs choix s’offrent à vous. Certains préfèrent les chemises à élastiques, d’autres les enveloppes A4, certains des gros trieurs de documents et enfin, d’autres les gros classeurs avec des dossiers suspendus.

Classez vos documents du plus ancien au plus récent, et prenez le temps de noter sur les étiquettes ce que contient chaque contenant. Prenez le temps de noter sur l’étiquette vos numéros de clients ou de dossiers, en cas de besoin c’est beaucoup plus facile à retrouver. 

Grâce à ces astuces, si vous avez besoin d’un document en particulier, comme une facture d’électricité pour justifier de votre domicile par exemple, vous pourrez facilement le retrouver. Cette étape est clairement la plus laborieuse, mais bien effectuée, elle vous permettra de gagner beaucoup de temps par la suite. 

Trouvez ensuite un endroit chez vous dévolu à la conservation de ces papiers. Évitez les endroits pénibles d’accès pour les documents que vous recevez régulièrement, le risque étant qu’ils ne soient pas rapides d’accès et donc que vous ne puissiez pas ranger en quelques secondes les prochains documents.

Si vous en avez l’occasion, faites une copie numérique des papiers les plus importants, notamment ceux que vous devez conserver à vie ou sur de très longues durées. En cas de pépin, cette copie pourrait vous sauver la mise. Des clefs USB ignifuges, des coffres ignifuges ou des sacs de classement ignifuges protégeront vos documents en cas d’incendie notamment.

Prenez l’habitude de trier vos documents au quotidien

Les papiers arrivent en flux permanent dans votre maison. Pour éviter de vous retrouver submergé par les documents, vous pouvez vous créer une routine. 

Ainsi, le classement de vos papiers administratifs se fera en quelques instants, et surtout : ce ne sera plus une corvée. 

Pour ça, quelques étapes simples : 

• mettez une corbeille réservée au courrier près de votre entrée ;
• payez immédiatement, si possible, les factures en attente afin de pouvoir les classer ;
• choisissez une date – il faudra vous y tenir ! – et rangez vos papiers tous les mois à cette date. Les petits malins pourront choisir le 31, comme ça cette corvée ne sera faite que tous les deux mois la plupart du temps. 

Et voilà, votre grand tri administratif est fait ! Si cela peut paraître pénible, au final vous serez fier de vous et serein par la suite puisque vous aurez en tête l’ensemble de votre situation administrative.